Konferencja, spotkanie w większym lub mniejszym gronie, a może szkolenie na kilkaset osób? Nieważne co organizujesz – pewne rzeczy pozostają niezmienne, takie jak doświadczeni prelegenci, smaczny catering, czy wysokiej klasy urządzenia do sal konferencyjnych. Pamiętaj, ze nawet najmniejsze elementy mogą spowodować, że event, który tworzysz, może okazać się organizacyjną klapą, bądź też być miło wspominany przez uczestników. Poniżej kilka porad, które ułatwią ci załatwienie wszystkich niezbędnych spraw.
Prelegenci
Najważniejszy element konferencji – muszą być na tyle ciekawi i charyzmatyczni, by przyciągnąć tłumy, ale jednocześnie na tyle merytoryczni, by każdy uczestnik wyszedł z poczuciem dobrze zainwestowanego czasu. W każdej branży są nazwiska, które przyciągają – zazwyczaj te osoby mają już swój dorobek, jakieś osiągnięcia. Trzeba jednak pamiętać, że muszą także lubić wystąpienia publiczne – jedni odnajdują się z nich lepiej, inni gorzej. Trzeba się zastanowić czy lepszym rozwiązaniem jest zatrudnienie kilku prelegentów, którzy będą mieli swoje maksymalnie godzinne panele, czy uda się nam znaleźć osobę, która będzie potrafiła przyciągnąć uwagę na kilka godzin. O powodzeniu decyduje również tematyka – w miarę aktualna, odpowiadająca na zapotrzebowanie na rynku, na obecne trendy czy nowości.
Sala konferencyjna
Niejeden panel został źle odebrany przez uczestników przez złą salę konferencyjną. Przede wszystkim trzeba zadbać, aby znajdowała się ona w miejscu dobrym logistycznie – z odpowiednim dojazdem, parkingiem. Aby można było do niej dotrzeć zarówno komunikacją miejską, jak i prywatnym transportem. Jeżeli jednak robimy konferencję gdzieś na uboczu, to warto zadbać udostępnienie transportu z miejsca zbiórki. Istotna jest również wielkość dopasowana do liczby gości oraz udogodnienia takie jak klimatyzacja – zwłaszcza w lecie ma to ogromne znaczenie. Na sali konferencyjnej powinien również pojawić się catering – jego rodzaj zależy od charakteru i wielkości spotkania. Czasem wystarczy szwedzki stół, a czasem trzeba zadbać o gorący posiłek.
Wyposażenie sali
Kolejnym aspektem są odpowiednie urządzenia do sal konferencyjnych, czyli szeroko pojęte wyposażenie.
Jednym z nich jest nagłośnienie. Nie ma nic gorszego niż sytuacja, w której uczestnicy siedzący z tyłu nie słyszą prelegentów, bądź dźwięk jest niewyraźny. Musimy także pamiętać o zapasowych mikrofonach oraz bateriach do nich. Najlepiej, by każdy z wypowiadających się miał swój – wtedy unikniemy tracenia czasu na przekładanie go z rąk do rąk. Ciekawym rozwiązaniem jest mikrofon przenośny na salę – jeżeli planujemy zadawanie pytań przez publiczność.
Wygodna, nowoczesna i w pełni wyposażona sala to taka z fotelami i najlepiej pulpitami (jeżeli trzeba będzie coś notować). Oczywiście nie każdy event musi odbywać się w tak prestiżowym miejscu, dlatego pamiętajmy, by odpowiednio dobrać salę właśnie pod kątem charakteru wydarzenia.
Jeżeli sala jest duża, a uczestników kilkuset, to przyda się telebim bądź projektor, aby każdy mógł widzieć prelegenta oraz prezentację. Jeżeli planujemy transmisję online, musimy zadbać o stałe łącze internetowe oraz ekipę, która udostępni nagranie dla osób znajdujących się poza salą. Jeżeli chodzi jeszcze o logistyczne sprawy, to należy przygotować szatnię wraz z obsługą oraz zaplecze gastronomiczne – wystarczą dobre automaty z kawą czy herbatą oraz informacja gdzie można coś na szybko przekąsić.
Organizacja konferencji nie powinna sprawiać większych trudności jeżeli zadbamy o jej podstawowe elementy. Pamiętajmy, że jeżeli planujemy, by dane wydarzenie odbywało się cykliczne, to ważne jest pierwsze wrażenie – postarajmy się więc, aby było jak najlepsze. Często takie drobnostki jak automaty z kawą czy ułatwiające komunikację urządzenia do sal konferencyjnych potrafią znacząco ułatwić funkcjonowanie na kilkugodzinnym evencie.
