Przetarg to określenie, które używane jest głównie w stosunku postępowań podlegających pod prawo publiczne. Firmy prywatne zazwyczaj organizują konkursy ofert. Jednak zwyczajowo również w sektorze prywatnym stosuje się to pojęcie. Zawsze tego typu postępowanie uwzględnia kilka etapów poprzedzający konkurs ofert. Jak zorganizować przetarg? Podpowiadamy.
Przygotowanie postępowania przetargowego
Przygotowując proces przetargowy, niezależnie od tego, jaką strategię zakupową przyjęło nasze przedsiębiorstwo, a więc czy zamierzamy korzystać jedynie z usług firm z rynku krajowego, czy wdrażamy w firmie strategię jaką jak global sourcing, w pierwszej kolejności musimy ustalić ramy czasowe przetargu, a także jego cel.
Zdefiniowanie zakresu usług
Wdrożenie nowej usługi lub zmiana dostawcy, zawsze wiąże się z koniecznością włączania pewnych elementów zarządzania zmianą. Niezwykle istotne jest również właściwe zdefiniowanie poszukiwanego towaru lub usługi i sprecyzowanie swoich oczekiwań w tym zakresie. Aby sprawnie przeprowadzić proces przetargowy, należy również dostarczyć przejrzyste uzasadnienie biznesowe.
Sporządzenie dokumentacji przetargowej
Wszelkie przygotowane informacje przetargowe, należy zebrać w całość w jednym miejscu. W tym celu można wykorzystać kompleksowe pliki RFG lub wysłać zaproszenie jako zbiór poszczególnych elementów. Dokumenty przetargowe powinny być dostępne w formie nieedytowalnych plików, bez opcji śledzenia zmian.
W dokumentacji przetargowej powinien znaleźć się zeszyt, formularz wyceny RFG lub RFP, wzór umowy, specyfikacja techniczna, procedura zakupowa i ogólne warunki współpracy, a także wymagania BHP i inne niezbędne załączniki, takie jak zdjęcia poglądowe, czy kodeks etyczny.
Zebranie i analiza ofert
Jeżeli z góry narzuciliśmy dostawcom formularz wyceny, porównanie ofert poszczególnych firm, które wystartowały w konkursie, jest dużo szybsze i łatwiejsze. Na etapie analizy ofert, należy kierować się wcześniej przygotowanymi kryteriami z tak zwanej karty oceny, a następnie wybrać firmy, które przejdą do etapu negocjacyjnego. W zestawieniu należy jednak uwzględnić informacje, dlaczego pozostałe przedsiębiorstwa zostały zdyskwalifikowane na tym etapie.
Ostateczny wybór dostawcy
Ostateczny wybór powinien paść na przedsiębiorstwo oferujące najlepszą cenę i warunki. Po jego dokonaniu należy zarchiwizować dokumentację przetargu i wysłać formalną wiadomość do dostawców z podziękowaniem za udział w przetargu i informacją o jego wyniku. Z wybraną firmą z kolei podpisać umowę i dopiero wtedy rozpocznie się faza realizacji kontraktu.
