Dziś komunikacja w sieci to codzienność i podstawa funkcjonowania firm w zasadzie w każdej branży. Konferencje, szkolenia, a nawet rozmowy rekrutacyjne często mają właśnie formę wirtualną. Znaczenie profesjonalnych narzędzi do sprawnej komunikacji w sieci wzrosło jeszcze bardziej wraz z pojawieniem się epidemii koronawirusa, kiedy większość przedsiębiorstw musiała przejść na pracę zdalną. W wielu przypadkach ten trend utrzyma się prawdopodobnie także po wygaśnięciu zagrożenia i powrocie do normalnej pracy, ze względu na ogromną wygodę i funkcjonalność.
Znaczenie telekonferencji i spotkań w sieci
Trudno dziś w zasadzie wyobrazić sobie funkcjonowanie jakiejkolwiek firmy bez dostępu do Internetu. Możliwość wymiany wiadomości tekstowych i dokumentów, wideorozmów, błyskawicznego przesyłania i pozyskiwania informacji to fundamentalne kwestie. Wiele przedsiębiorstw może dzięki temu prowadzić zapisy on-line lub sprzedawać produkty i usługi.
Dzięki sprawnym i funkcjonalnym narzędziom do komunikacji on-line możliwe jest łączenie się w czasie rzeczywistym z wieloma osobami jednocześnie – nawet tymi, które znajdują się na drugim końcu świata.
Praca w trybie home-office stawia wiele nowych wyzwań, przede wszystkim w zakresie komunikacji. Podstawą sprawnej wymiany informacji między pracownikami są telekonferencje, czyli grupowe rozmowy. Najczęściej prowadzone są one właśnie przez Internet, choć czasem (ale o wiele rzadziej) używa się do tego telefonów.
Dzięki wdrożeniu takich rozwiązań firma może sprawnie funkcjonować nawet wówczas, gdy pracownicy znajdują się w różnych miejscach. Wideokonferencje mają jeszcze jedną zaletę, która nie ma związku z koniecznością pracy zdalnej z powodu koronawirusa.To skracanie dystansu między uczestnikami, którzy pracują np. w różnych siedzibach firmy, często na drugim końcu świata. Rozmowa, podczas której widzą się wzajemnie, przebiega w milszej atmosferze i zmniejsza stres.
Czym kierować się przy wyborze programu do telekonferencji?
Sprawne narzędzie do telekonferencji to podstawa udanych spotkań online. Aby jednak tak było, narzędzie musi zapewniać przede wszystkim:
- stabilność połączenia;
- bezpieczeństwo – istotna jest ochrona przed podpięciem się do rozmowy osób niepożądanych;
- łatwe zarządzanie rozmowami;
- dodatkową funkcjonalność – np. czat grupowy w trakcie rozmowy.
Równie istotna jest doskonała jakość dźwięku i obrazu – ma to największy wpływ na komfort uczestników telekonferencji. Dodatkowo program do wideokonferencji powinien mieć funkcję udostępniania widoku ekranu pozostałym uczestnikom spotkania (dzięki temu możliwy jest podgląd prezentacji czy dokumentów). Istotna jest również możliwość przesyłania plików przez rozmówców.
Dobry program powinien także mieć funkcję czatu, dzięki któremu uczestnicy rozmowy w czasie rzeczywistym będą mogli wymieniać się myślami i spostrzeżeniami, nie przerywając osobie, która aktualnie się wypowiada.
Profesjonalny program do wideokonferencji powinien być również dostępny w wersji przeglądarkowej. Daje to gwarancję niezawodnego działania niezależnie od parametrów sprzętu.
Na co jeszcze warto zwrócić uwagę, wybierając program do wideokonferencji?
- dostępność w formie aplikacji – wówczas nawet podczas nieobecności przy komputerze można wziąć udział w spotkaniu;
- łatwe logowanie i dołączanie do rozmowy – najlepiej za pomocą linku wysyłanego na adres e-mail;
- możliwość prowadzenia webinarów – wybierz jedno narzędzie, które zapewni multifunkcjonalność.
Źródło informacji: Systell.pl – wirtualne centrale telefoniczne oraz inne narzędzia komunikacji biznesowej
